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同窓会用 個人情報保護方針のひな形(Word・PDFダウンロード)

同窓会の個人情報保護方針ひな形サンプル(Word・PDFダウンロード)

「同窓会も個人情報保護方針やプライバシーポリシーが必要?」
「具体的にどんな個人情報保護方針を書けばいい?」
「個人情報保護方針ってどうやって公表する?」

本記事では、個人情報保護方針について同窓会事務局が抱えがちな疑問にお答えします。
個人情報保護方針のひな形もご提供します。コピーしてご使用いただけますので、会の方針策定にお役立てください。

個人情報保護法とは

個人情報保護法(正式名:個人情報の保護に関する法律)は、個人情報を管理・利用する際のルールを定めた法律です。
会員の個人情報を取扱う同窓会もこの法律の適用対象となります。

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同窓会の個人情報保護方針の公表は義務ではない

個人情報を取扱っているからといって、個人情報保護法の適用対象だからといって、全ての事業者が個人情報保護方針を公表しなければならないわけではありません。個人情報保護方針の策定・公表は推奨はされていますが、義務ではありません。(プライバシーマークを取得している事業者の場合、公表は義務)

方針の公表は義務ではありませんが、次の項目については利用者本人に通知、またはあらかじめ公表することが個人情報保護法(および施行令・規則)で定められています。

  • 個人情報の利用目的(第18条)
  • 個人情報取扱事業者の氏名又は名称(第27条)
  • 全ての保有個人データの利用目的(第27条)
  • 本人からの開示・訂正・利用停止等の請求に応じる手続(第27条)
  • 保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先(第35条、施行令第8条)

そのため、多くの事業者は上記の項目をメインとした文書を「個人情報保護方針」として公表しています。
加えて、個人情報を提供する会員の信頼・理解を得られるよう、個人情報の取扱いに関する同窓会の姿勢をこの方針内に明示することになります。

法で定められた項目と同窓会の姿勢を方針として公表する

法で定められた項目と同窓会の姿勢を方針として公表する

開示するのは同窓会ホームページがベスト

前項の項目について、常に利用者本人が「知り得る状態」にしておく必要があります。
特に「個人情報の利用目的」についてはあらかじめ公表するか、個人情報取得の際に本人に通知しなければなりません。

そのため、多くの事業者では公式ホームページに個人情報保護方針を掲載しています。

「会員から個人情報を取得する際は、その書面に方針を掲載するから問題ないのでは?」というご意見もありますが、実際は書面だけではなく、電話やメールなど他の手段で個人情報を取得するケースも十分にあり得ます。
そのため、同窓会の公式ホームページに「個人情報保護方針」掲載し、「あらかじめ公表」する形としておきましょう。

公式ホームページに個人情報方針を公表する

公式ホームページに個人情報方針を公表する

同窓会用「個人情報保護方針」ひな形(テンプレート)

一般的な事業活動を行う同窓会を想定した個人情報保護方針のひな形(PDFファイル・Wordファイル)をご用意しました。コピーしてご使用いただけますので、ぜひご利用ください。

内容については、同窓会の実際の事業内容に合わせて変更してご利用ください。

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