旭出版の同窓会名簿

同窓会運営の柱「同窓会名簿」

同窓会名簿において最も重要なことは、その正確性と網羅性。
充実した名簿にするには、精度の高い調査と丁寧なデータメンテナンスが不可欠です。

旭出版は1979年の創業以来、同窓会名簿の調査・編集・印刷を一筋に、全国約1,000校の豊富な実績と長い研究を積み重ねてきました。
旭出版の名簿編集システムは、名簿の完成度を確実に飛躍的に高めます。

同窓会名簿発行に関する費用は、名簿販売収入・協賛広告収入・名簿発行支援金収入等により充当し、同窓会さまの経費負担を極力抑えて制作いたします。
※場合によっては同窓会さまの経費負担がないケースもあります。

名簿の完成度にこだわる

「できることはすべてやる」

妥協を許さず、どこよりも丁寧で確実な旭出版の調査システム
40年以上の実績で培ったノウハウとスキルを全て投入し、常に一貫したレベルの高い調査システムを提供します。安心しておまかせください。

旭出版の名簿作成フロー

旭出版の名簿作成フロー

基礎台帳の作成

・既存データから基礎台帳を作成します
・あらかじめブラックデータの検索削除を行います

事前調査

・各期幹事の皆さまに同期リストをご提供
 リストの内容をご確認いただきます

全国電話帳データベース検索

・電話番号不明者を
 全国電話帳データベースで探します

調査ハガキ発送1回目

・全会員へ調査ハガキを発送し、個人の情報を調査します
・個人情報収集の利用目的を明示し、名簿掲載の意思確認を行います

調査ハガキ発送2回目

・返信がなかった会員へ状況に応じて再度発送します

不明者調査(WEB)

・WEBに専用返信フォームを設け、
 不明者情報を収集します

不明者調査(封書)

・全回期の不明者リストで情報を収集します
・不明者が多い回期はさらに調査します

電話調査

・不明者の残された情報を手掛かりに
 電話調査を行います

判明者確認

・判明情報を必ず本人に確認します
・死亡者情報は必ず遺族に確認します

幹事報告

・各期幹事の皆さまにご確認いただきます

最終データチェック

・最終データを事務局様にご確認いただきます

印刷・製本・納品・発送

・名簿、広告、支援金の入金者へ発送します
・事務局様へ納品します

※制作期間は約1年~1年数ヶ月程度です。

専用フリーダイヤルを設置

会員さまからの名簿に関するお問い合わせや情報提供に対応するため、当社に同窓会さま専用のフリーダイヤル(電話・FAX)を設置し、事務局さまの業務を代行します。

判明情報は必ず本人に確認します

調査で判明した名簿情報は、必ず本人にその内容を確認した上で名簿に掲載します。本人確認の徹底が個人情報保護の基本です。

死亡情報は必ず遺族に確認します

死亡情報は最終的に電話で情報提供者や遺族の方に確認し、間違いないようにいたします。

市区町村合併による住居表示の変更に対応

自治体の合併に伴う住居表示の変更については、全国を対象にリアルタイムで行います。

高い判明率を実現 旭出版の「不明者調査システム」

事前調査
本調査のベースとするため事前調査を実施。役員・各期幹事の皆さまにヒアリング、最新情報をご提供いただきます。

WEBによる不明者調査
全回期の不明者リストを専用サイトに掲載し、返信用フォームを設置、情報を収集します。このオンライン調査により長期間の情報収集が可能となります。
専用サイトは同窓会ごとに新規開設。送付済み調査ハガキに記載されたID・パスワードによるログイン認証を行うため、部外者がサイトを閲覧するこはできません。

インターネット返信用フォームのサンプルをご覧いただけます。
認証画面では「ID:asahi」「パスワード:1300」を入力してください。
インターネット返信用フォーム サンプル

郵便(封書)による不明者調査
名簿購入・広告・支援金の予約者には、全回期の不明者リストを送付します。これにより同期だけでなく、先輩後輩や家族親戚からも情報を得ることができます。
さらに不明者が多い回期については、調査ハガキ返信者(1回目)全員を対象に、同期の不明者リストを送付し情報を収集します。名簿購入予約者だけでなく、返信者全てに情報提供を依頼することで、多くの情報が集まります。

電話調査
不明者の残された情報(現住所や勤務先電話番号)を手掛かりに電話による調査を行います。

多方面から情報セキュリティを確保する

当社にとって委託元である同窓会さまから寄せられる信用・信頼はかけがえのない財産です。
お預かりした会員情報を保護するために複数のセキュリティ対策を行っております。

個人情報保護に関する取り組み

旭出版は同窓会名簿の調査・編集・印刷を専門に行う企業として、個人情報保護は重要な使命と認識し、個人情報の取扱についてPMS(個人情報保護マネジメントシステム)を定め、これを遵守します。

ブラックデータの洗浄

名簿や名簿の案内が、名簿の悪用を目的とする業者に届かないよう、なりすまし等で不正に入り込んだ名簿データ(ブラックデータ)を検索削除し、名簿の流出を防ぎます。

返信フォームは同窓会専用サイトを開設

不明者情報を収集するための「返信フォーム」は、全ての同窓会さまに専用のサイトを開設いたします。サイトはパスワードにより保護されており、部外者が情報を送信することはできません。また、このサイトに同窓会さま独自の「個人情報保護の基本方針」を掲載することができます。
専用サイトの通信はSSLにより保護されています。

ハガキに「情報保護シール」を貼付

調査に使用する往復ハガキには「情報保護シール」を貼付して発送します。返信時にも貼付可能です。

会員情報へのアクセスコントロール

旭出版がお預かりしている会員情報を、事務局さまがインターネットを経由してオンラインで直接閲覧・メンテナンスするサービスはご提供しておりません。会員情報には当社専用端末からのみアクセスすることができます。

現在のインターネットはまだ、情報漏洩のリスクが非常に高く、個人情報流出の恐れもあります。旭出版ではその業務プロセス・ソフトはもちろん、ハードにおいてもセキュリティを確保しています。

名簿発行後のデータメンテナンス

名簿発行後の一定期間は、会員データの保管・追加及び訂正を無料で行います。
同窓会運営を円滑に行うためには、会員情報を常に最新の状態に保つことが重要です。
毎年の新卒業生データの追加はもちろん、市区町村合併により住居表示の変更も対応いたします。同窓会さまの会員情報管理業務をトータルサポートいたします。
※名簿作成委託契約書に記載されている期間

→ 詳しくは「データメンテナンス」をご覧ください

「楽しさ」が同居する旭出版の名簿

会員情報だけでなく、同窓の友ならではの「楽しさ」も名簿に載せて会員へお届けしませんか?

旭出版のオリジナル企画「メッセージプラス」は、会員の皆さまから集めた近況や懐かしい思い出などをメッセージ集として名簿に掲載。読んで楽しい・おもしろい・母校オリジナルの同窓会名簿を全会員へお届けします。

多くの同窓会さまから好評の「メッセージプラス」。ぜひご利用ください。
会員メッセージの収集・編集までの全作業は当社が行います。
※メッセージプラスは無料の標準サービスです

→ 詳しくは「メッセージプラス」をご覧ください

同窓会名簿の発行・運営業務のお悩みなど、お気軽にご相談ください
(9:00~17:30土・日・祝を除く)
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2021年2月8日

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